Как передать оригинал документа от организации под расписку

Как передать оригинал документа от организации под расписку

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Возникают ассоциации: суд, прокурор, следователь, протокол, понятые… Все правильно. Однако не будем увлекаться жанром. Рассмотрим процесс проведения выемки документов с точки зрения архивариуса. Конечно, изымать документы могут прийти в любую организацию, чем бы она ни занималась.



Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ
Содержание:

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации.

Расписка в получении документов

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале.

Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму. Во-вторых, документы даже одного вида, например поступающая корреспонденция или исходящая корреспонденция, со временем могут быть разведены по разным журналам регистрации особенно если организация не практикует электронный документооборот.

Все это — корреспонденция, но если есть необходимость учитывать документы по отдельности, то нужно это делать. А в первую очередь — создать отдельные регистрационные формы для входящих и исходящих документов. Совершать такую ошибку могут не только секретари, но и, например, бухгалтеры, юристы, кадровики, если они регистрируют документы в своих подразделениях. Точно так же в регистрационную форму для исходящих документов записывается все то, что коллеги отсылают без сопроводительного письма.

Все перечисленные категории документов, конечно, очень важны для структурных подразделений организации, но они не являются корреспонденцией. Следовательно, в журналах регистрации входящих и исходящих им не место. Как работать с входящими нерегистрируемыми документами.

Поступающие без сопроводительных писем документы секретарь передает заинтересованным в них подразделениям без регистрации. Некоторые возразят: если коллега потеряет этот документ, то обвинят секретаря.

В таком случае передавать документы следует под расписку. В специально заведенной тетради чертится простая таблица, где перечисляется содержимое переданного в подразделение пакета, после чего работник подразделения расписывается в его получении Таблица 2. После этого обвинить секретаря в потере документов будет трудно. Поступившее вместе с пакетом документов сопроводительное письмо займет свое законное место в журнале регистрации входящее корреспонденции.

Как работать с исходящими нерегистрируемыми документами. Если коллеги настаивают на регистрации отправляемых ими документов не являющихся корреспонденцией , то и им тоже следует напомнить о необходимости подготовить сопроводительное письмо. Если работники будут сопротивляться и скандалить, это правило придется зафиксировать в локальном нормативном акте по делопроизводству обычно это инструкция или в простом приказе по основной деятельности. Тогда оно превратится в корпоративный закон и станет обязательным для всех.

Приведем пример текстовой части приказа по основной деятельности, устанавливающего обязанность составлять сопроводительное письмо Пример 1. С ростом организации и ее документооборота в любом из потоков документов может появиться большое количество однотипных документов.

Например, если организация оказывает услуги физическим лицам, это будут поступающие заявления от них. На первых порах секретарь прилежно будет регистрировать их как входящие документы, но со временем они начнут попросту мешать работать с остальными документами: прочие входящие начнут теряться среди них. Такое может произойти не только в потоке поступающих документов, но и с исходящими, и с внутренними документами.

Оно определяется интуитивно. Во всяком случае, если они уже мешают работать с журналом регистрации, пора принимать меры. Нужно выделить однотипные документы из общего потока и вести их учет отдельно. Например, для заявлений от физических лиц создается отдельная регистрационная форма. Она может быть аналогичной журналу регистрации входящих документов, может быть другой. Главное, что все заявления с определенного дня будут учитываться только в ней.

Чтобы не путать общие входящие письма с поступившими заявлениями, номера документов этого отдельного потока получают буквенный или числовой индекс. Тогда входящий номер поступившего заявления от физического лица будет выглядеть так:. Если в организации нет утвержденного бланка для создания документов, скорее всего, она обзаведется огромным количеством бланков неутвержденных, зато составленных с большой фантазией. Практически у каждого работника, ведущего внешнюю переписку или составляющего внутренние документы, в компьютере будет содержаться бланк собственного изготовления.

При сравнении нескольких образцов может выясниться, что работники не только не придерживаются хоть какого-нибудь единства в своем творчестве, но и весьма вольно указывают регистрационные коды организации, ее адрес и телефон, а иногда и название.

Чтобы избежать этого, секретарь, позвав на помощь специалиста по рекламе и работника IT-отдела, создает несколько корпоративных бланков для документов и утверждает их.

Возможно, со временем этот список пополнится бланком должностного лица, структурного подразделения, локального нормативного акта и др. Но на первом этапе достаточно только этих трех. Работник отдела рекламы поможет оформить бланки в корпоративном стиле, а IT-специалист подберет для них оптимальный формат и поместит в локальную сеть. В отсутствие инструкции по делопроизводству формы бланков утверждаются приказом по основной деятельности Пример 2.

Если организация отправляет кому-то письмо, то в ней должна остаться не бумажная копия этого письма и не скан-копия, а равноценный его экземпляр. Этот экземпляр в делопроизводстве принято называть визовым. Если письмо отправляется по электронной почте или по факсу, то готовить его следует в одном экземпляре: ведь после отправки он в любом случае останется в организации.

Если планируется доставлять письмо по почте или силами курьера, то количество экземпляров письма будет равно количеству получателей, и дополнительно должен быть подготовлен визовый экземпляр: он останется в организации и будет помещен в дело.

Таким образом, подшивать в дело копию отправленного письма или вовсе не оставлять в организации никаких его следов — это большая ошибка.

Должна остаться не копия, а экземпляр, имеющий точно такую же юридическую силу, как и тот, который был выслан адресату. Подшивать входящие и исходящие письма в разные папки и в последующем хранить их так — это, конечно, самый простой способ хранения корреспонденции. И даже, на первый взгляд, самый удобный: письма расположены в таких делах в строгом порядке, по возрастанию или убыванию нумерации.

Только работать с документами при такой форме хранения очень тяжело: если секретарь получит задание собрать историю переписки с контрагентом по какому-либо вопросу, ему придется перелистать тем больше папок, чем обширнее переписка. Это означает, что за письмом-запросом следует подшить ответ на него. Затем — реакцию на этот ответ, если она будет, и так далее. При этом не имеет значения, входящие это письма или исходящие, а также когда они были написаны или получены.

Пример описи наглядно отображает удобство такого расположения документов Пример 3. Очевидно, что держать в голове, на какой запрос пришел вот этот ответ, невозможно. Если необходимо будет найти переписку по определенному вопросу с каким-то контрагентом, достаточно будет взять в руки только одну папку с нужным делом, и вся история переписки немедленно окажется перед глазами.

Иногда кажется, что работники организации участвуют в заговоре: только и делают, что стремятся потерять доверенные им секретарем бумаги. Конечно, это шутка. Но исполнитель действительно может забыть где-то оригинальный и единственный экземпляр документа. Документы нужно собирать в дела согласно их видам и тематике. Если работник получает задание по документу, оригинал ему не нужен.

Вполне достаточно копии, а еще лучше — скан-копии, которую секретарь перешлет коллеге, получившему задание от руководителя. Бумажный экземпляр после этого будет подшит в дело. Оговоримся: если организация практикует децентрализованный способ ведения делопроизводства, то исполнитель может и должен забрать оригинал документа в свой отдел. Но при этом нужна уверенность, что там документу будет уделено должное внимание, что он будет учтен и после исполнения помещен в дело согласно номенклатуре.

Если же мы точно знаем, что после исполнения документ в лучшем случае окажется в ящике стола, то доверять его исполнителю — дело очень рискованное.

Номенклатура дел составляется ежегодно и действует с 1 января по 31 декабря. Исключение — организации и учреждения, работающие сезонно. Номенклатура дел должна отражать актуальный состав дел: если какое-то дело было закрыто еще в году, то в номенклатуре года ему не место. Кроме того, номенклатура дел — это еще и учетный документ.

По завершении каждого делопроизводственного года оформляется итоговая запись к ней, отражающая количество дел разных категорий, завершенных и не завершенных именно в прошедшем году, и только в нем. Таким образом, ежегодно в последнем квартале года действующую номенклатуру дел нужно внимательно просмотреть, внести в нее дела, заведенные в уходящем году, а те дела, которые были закрыты, отметить, чтобы они не попали в будущий год.

Проект номенклатуры дел на следующий год должен быть согласован со структурными подразделениями и утвержден генеральным директором. Вступает в действие новая номенклатура дел с 1 января. Важно разделять документы с разными сроками хранения, и цель такого разделения очень проста. Как известно, уничтожение документов — неотъемлемая и самая любимая для многих собственников бизнеса часть процесса их хранения.

И не многие руководители будут рады тому, что в архиве или у секретаря лежат документы, которые давно должны быть уничтожены. Дело, которое содержит документы с разными сроками хранения, придется пролистывать вручную, удаляя те бумаги, которые подлежат уничтожению.

Таким образом, помещая в одно дело документы со сроками хранения 5 и 50 лет, секретарь усложняет жизнь в первую очередь себе. Документы с разными сроками хранения могут быть помещены в одно дело только в том случае, если это дело составное и все эти документы имеют отношение к одному вопросу. Например, дело контрагента: в нем содержится переписка о сотрудничестве, договор, сопроводительные документы к договору, документы об оказании услуг, акты и т.

Во всех остальных случаях нельзя помещать в одно дело документы, имеющие разные сроки хранения, даже если это документы одного вида. Например, обычные письма по профильной деятельности хранятся 5 лет, а переписка по вопросам получения электронной подписи — 15 лет статьи 35, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от Даже если писем по поводу получения сертификата ЭЦП всего два, их нужно выделить в отдельное дело.

Они тоже помещаются в отдельные дела. Этим часто грешат небольшие организации, в которых секретарь совмещает обязанности делопроизводителя и кадровика. Приказы по личному составу и по основной деятельности хранятся отдельно. Кроме того, при ликвидации организации документы по личному составу должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив. Приказы по основной деятельности госархив заинтересуют едва ли. В журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции регистрируется только корреспонденция, то есть письма.

Все остальные документы нужно направлять адресату с сопроводительным письмом. Если внутри документопотока появилось большое количество однотипных документов, которые затрудняют работу со всем потоком, то их следует учитывать отдельно, добавляя к номерам индексы. Бланки для создания документов всех видов нужно разработать и утвердить на уровне руководства организации.

Исходящее письмо должно остаться в организации в виде полноценного оригинального экземпляра, а не копии или скан-копии. Если документ отправляется по почте или курьером, создается визовый экземпляр письма, который подшивается в дело.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Правила регистрации документов в вопросах и ответах

Причем инспекторы могут проявить интерес к первичке при проверке не только самой организации, но и ее деловых партнеров. О неочевидных и спорных ситуациях — в нашей теме номера. В соответствии с п. Однако из этого правила есть исключения и довольно многочисленные. Кроме того, с 1 января г.

Как правильно: «Отправить документ нарочным/нарочно»?

Купить систему Заказать демоверсию. Передача текстов служебных документов по каналам факсимильной связи. Документ утратил силу или отменен. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи приема текстов служебных документов организациям от организаций , размещенным вне здания Судебного департамента. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом.

Передачу документов от одного лица другому рекомендуется сопровождать составлением соответствующей расписки. Данный документ может применяться как в отношениях между рядовыми гражданами, так и при передаче каких-либо бумаг в государственные и коммерческие структуры — налоговую инспекцию, регистрационные службы, внебюджетные фонды, банковские кредитные учреждения и т. Открыть и скачать онлайн. Расписка в получении документов — это письменное свидетельство того, что те ли иные официальные бумаги были переданы от одного человека другому. Применять расписку допустимо вне зависимости от того, является ли принимающее лицо сотрудником какой-либо организации или простым гражданином РФ. С того момента, как документы переходят в другие руки, ответственность за их сохранность перекладывается на принявшего их человека.

При осуществлении сделок с движимым и недвижимым имуществом или при выдаче необходимой суммы денег заемщику используют рекомендательный документ.

Формирование расписки в получении трудовой книжки происходит в случаях, когда по каким-либо обстоятельствам трудовая книжка переходит от работодателя подчиненному. Такая ситуация может возникнуть при увольнении работника, либо ввиду желания сотрудника получить какой-нибудь документ, где потребуется трудовая. Например, загранпаспорт.

Расписка в получении трудовой книжки

Передачу документов от одного лица другому рекомендуется сопровождать составлением соответствующей расписки. Данный документ может применяться как в отношениях между рядовыми гражданами, так и при передаче каких-либо бумаг в государственные и коммерческие структуры — налоговую инспекцию, регистрационные службы, внебюджетные фонды, банковские кредитные учреждения и т. Расписка в получении документов — это письменное свидетельство того, что те ли иные официальные бумаги были переданы от одного человека другому. Применять расписку допустимо вне зависимости от того, является ли принимающее лицо сотрудником какой-либо организации или простым гражданином РФ.

Передачу документов от одного лица другому рекомендуется сопровождать составлением соответствующей расписки. Данный документ может применяться как в отношениях между рядовыми гражданами, так и при передаче каких-либо бумаг в государственные и коммерческие структуры — налоговую инспекцию, регистрационные службы, внебюджетные фонды, банковские кредитные учреждения и т. Расписка в получении документов — это письменное свидетельство того, что те ли иные официальные бумаги были переданы от одного человека другому.

10 любимых ошибок в управлении документами

В жизни мы нередко сталкиваемся с ситуациями, когда что-то кому-то доверяем, и, в зависимости от ценности доверяемого объекта, мы будем предпринимать различные меры, чтобы обеспечить их сохранность. К примеру, если мы отдадим на хранение соседу старый велосипед, то нам достаточно будет обещания соседа присмотреть за ним, ведь, если что-то и случиться со старым велосипедом, — не велика беда. Но если у нас появилась необходимость передать что-то ценное на хранение человеку, то обещания о сохранности на словах вряд ли нас удовлетворят, так как, в случае потери нашего имущества, не будет ни одного доказательство, что он его брал, соответственно и привлечь к ответственности и возмещению ущерба будет просто невозможно. А что, если мы передаем на хранение ценные документы? В таком случае не лишним будет позаботиться о том, чтобы была составлена расписка или в некоторых органах — квитанция в получении документов. Ее наличие дает определенную гарантию сохранности ваших бумаг у доверенного лица. Расписка составляется для того, чтобы зафиксировать акт передачи ценных бумаг в какую-либо организацию, либо физическому лицу.

Расписка в получении документов

Как правильно оформить расписку при передаче документов. Пример, шаблон, образец расписки. Оглавление :: Поиск. Расписку о получении документов обычно оформляют в трех случаях. Во-первых , чисто формально, потому, что так положено. Во-вторых , если документы передаются с курьером или сторонней компанией, для подтверждения передачи документов именно туда, куда указано.

Оригинал документа можно оформить нотариально с заверением. Если вы Образец расписки при передаче денежных средств.

Расписка на выдачу оригиналов документов

С момента трудоустройства и до дня увольнения трудовая книжка хранится в отделе кадров или в бухгалтерии предприятия. Ответственность за ее сохранность лежит на работодателе. Поэтому в случаях, когда работнику необходим оригинал документа, оформляется расписка о получении трудовой книжки на руки. О том, как выдать трудовую книжку под расписку, мы расскажем в статье.

Когда нужна расписка в получении документов?

Расписка в получении документов это документ подпись на котором подтверждает факт получения документов. Факт передачи документов может быть оформлен актом приема-передачи , в котором одна сторона передает, а другая принимает. Документы на бумажном носителе могут быть переданы лично под расписку, направлены по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или переданы с использованием технических средств, в том числе информационно-телекоммуникационных сетей.

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечивает включение сведений о документах в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы.

Об утверждении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования организационного обеспечения судебной деятельности в условиях нового арбитражного законодательства и в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября года N 68 , приказываю:. Председателям судебных составов, Управлению делопроизводства и руководителям структурных подразделений организовать изучение настоящей Инструкции в судебных составах и подразделениях, обеспечив ее четкое исполнение в практической работе по совершенствованию делопроизводства.

При осуществлении сделок с движимым и недвижимым имуществом или при выдаче необходимой суммы денег заемщику используют рекомендательный документ. Расписка — доказывает передачу суммы денег от одного лица, физического либо юридического, другому. При продаже или покупке движимого, недвижимого имущества наличие этого документа будет подтверждать факт оплаты, т. При отсутствии официальности этот документ носит рекомендательный характер, при сделках по недвижимости он является единственный, который подтверждает оплату, помимо договора с зафиксированной стоимость продаваемой квартиры.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Марта

    Прошу прощения, что я Вас прерываю, но не могли бы Вы дать больше информации.

  2. Федот

    понравилось)))))))))

  3. gehorjayhac

    Полностью разделяю Ваше мнение. Это отличная идея. Готов Вас поддержать.